Plan ska ta igen flera års eftersatt gallring

Individ- och familjenämnden i Nybro har beslutat att den administrativa chefen ska ta fram en handlingsplan för att komma ikapp med eftersatt avslut, gallring och slutarkivering av socialtjänstens personakter.

Beslut

Individ- och familjenämnden ger den administrativa chefen i uppdrag att ta fram en konkret handlingsplan för hur avslut av akter, gallring och slutarkivering ska genomföras. Handlingsplanen ska redovisas för nämnden i november.

Bakgrund

Enligt protokollet har tidigare års gallring och slutarkivering vid upprepade tillfällen skjutits upp. Skälen som anges är bland annat att informationshanteringsplaner och gallringsbeslut inte varit uppdaterade. Nämnden ligger i dag efter med gallring och slutarkivering med cirka två till fyra år, beroende på verksamhet.

I verksamhetssystemet finns också utredningar och insatser som ännu inte avslutats. Det innebär att akter som borde ha gallrats eller slutarkiverats fortfarande finns kvar.

För mer om nämndens arbete i socialtjänsten, se Jourpersonal får större mandat i Nybro kommun.

Regler för gallring av personakter

Nämnden påminner i protokollet om att huvudregeln i socialtjänsten är att personakter ska gallras fem år efter sista anteckningen enligt 16 kap. 1 § socialtjänstlagen. Syftet är främst att värna den personliga integriteten.

Vissa akter ska dock bevaras längre eller för alltid av rättssäkerhetsskäl. Som exempel nämns ärenden om placerade barn, föräldraskap och adoption. Handlingar som rör barns skydd och stöd får numera gallras först efter att personen fyllt 30 år.

Konsekvenser för arbetsmiljö och digitalisering

I protokollet lyfts ett bättre fungerande gallringsarbete fram som viktigt även för arbetsmiljön, bland annat genom bättre ordning och mer utrymme i närarkiv. Handlingsplanen ska tas fram inom befintliga resurser.

Uppdraget beskrivs också som en förutsättning för att på sikt kunna koppla ihop gallringsarbetet med den pågående digitaliseringen av personakter inom individ- och familjeomsorgen.

Tidsplan och nästa steg

Den administrativa chefen ska ta fram handlingsplanen inom nämndens befintliga resurser och redovisa den för Individ- och familjenämnden i november.

Individ- och familjenämnden, 7 september 2026.